時間管理技巧
(撰文者:言果學習 邱青瑩) 
 


遠距團隊工作管理困境

新冠肺炎(COVID-19)延燒至今,大多公司採取了遠距上班的形式,然而電話響不停、車輪戰的會議依舊無法即時解決溝通的困境,上司無法確認部屬的工作狀態、員工的時間也被大大小小的會議所切割,每天自主加班、苦不堪言的情景是否有解?為此,簡仲良老師為我們準備了遠距團隊協作與時間管理的課堂內容。


時間管理守則:做事有方法,時間自然變多

首先值得思考的是,遠距工作時我們所遇到的時間管理的問題,難道平常都不會發生嗎?抑或只是遠距工作將時間管理問題凸顯出來了呢?若想從根源解決問題,無痛且流暢的切換遠距工作,簡仲良老師建議我們可以從時間管理做起。而在做時間管理前,有兩個觀念需要先建立:

一、時間永遠比想像得少
二、時間皆有價


僅憑一己之力不可能完成所有的事情,況且時間總是在不知不覺中耗損,我們應如何創造時間最大化的價值呢? 根據研究顯示,典型上班族每天耗損的時間約莫為兩小時,一天工時八小時減去耗損的兩小時就只剩六小時,而六小時大概可以完成兩到三件任務,簡仲良老師建議我們可以每天挑出三樣主要工作,分別寫下三張便利貼,透過視覺化的方式督促、提醒自己,一次專心做一件事情。

若想將日常工作、突發狀況、公司目標等諸多事務,依據輕重緩急做順序安排,簡仲良老師建議我們使用時間管理矩陣,橫軸為緊急度、縱軸為重要度,由此區分出四象限。而重要度(縱軸)通常與組織KPI息息相關,優先程度應按A➜B➜C➜D做排序。



時間管理矩陣

(簡仲良老師製圖)

 


WBS工作分解:遠距團隊協作與管理實用技巧

做好個人時間管理後,接著可以思考如何順暢的帶領團隊進行遠距協作。依據統計資料,每次工作時若被打斷,回神進入方才的工作狀態平均需要三到五分鐘,一天若被打斷十次,不知不覺間一小時就被耗損掉了。遠距工作的一大問題是透明度不足,導致耗損時間不停增加,簡仲良老師建議我們可以從WBS工作分解(Work Breakdown Structure)做起。

首先、列出工作清單後,利用WBS 工作分解,將工作任務分為三層次:「工作目標」能分解為可驗收的「交付物,交付物再下分為「活動 / 任務」。

團隊協作時,由主管訂定工作目標與交付物,而交付物下分為「活動 / 任務」的階段則可以讓熟悉工作流程的負責人來拆解,再交由主管驗證檢核。如新人培訓的交付物可下分為:面試、訓練、考核,而進行面試、訓練、考核的流程交給負責的主管即可。

第二步驟是將拆解的「活動/任務」按MoSCoW的方式區分出每週的工作優先排序,或依遠距工作的需求調整使用工具,現今有許多方便的線上協同工具,如TrelloMiroMuralButter等等,都可以即時與工作夥伴們一同檢視彼此的工作流程、進度、問題與瓶頸,透過線上協作的工具,能將團隊任務可視化,讓彼此工作管理與協作能夠快速完成!

最後,簡仲良老師向我們介紹了促進團隊協作的三大支柱:透明、檢查、適應,其中工作透明化是為了檢查、檢查後才能做調適與適應,形成良好的循環後,持續追蹤自身狀態、任務的進度與人員安排,時時刻刻核對目標,相信這些方法和技巧都能讓團隊順利度過這次的疫情難關。
 


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關於講師

簡仲良

台灣敏捷專家協會副理事長 簡仲良

老師擅長於將複雜簡單化、簡單標準化、標準流程化、流程工具化、工具表格化貢獻自身專長與經驗,讓學員能知其然更知其所以然!老師於個人工作上、團隊工作上與客戶的專案上,都是使用上課所教授的工具,實務操作經驗非常扎實。