問題分析與解決
(撰文者:言果學習 邱青瑩) 
 

 


新疫情時代來臨,為什麼你需要動態性的決策能力?

自2020年起,在疫情的影響之下,「變化」已經成為一種新常態,每天突發性的問題接踵而至,越來越多緊急且無法預期的狀況發生,外在的環境因素使大到企業組織、小至個人生活,都必須隨之應變與調整,而這些大大小小的問題,也就是彭建文老師所說的「動態性問題」。

何謂動態性問題呢?目前針對「動態性Dynamicity」我們收集到的定義為「某事物或系統永遠處於持續發展或變化過程中的一種狀態。」舉例來說,現今仍無法估計疫情何時結束,我們就可稱這是一動態性的事件。

比方說,在疫情升到三級的時候,身邊是否有婚禮籌辦的友人,原本想著將禮盒改為寄送的方式送達親友手中,卻又遇上台灣物流大亂的狀況;或者是企業中發現有同仁確診,又該如何快速組織團隊、討論出良好的應變措施呢?在如此關鍵的節骨點上,過往的方法使用上卻越發力不從心,已然無法「快狠準」的解決問題,無論是生活中或工作上都迫切需要一套新工具與方法,來解決此類突發性的問題與狀況。


身為公司的管理者,該如何快速做出決策?

回到企業場景,試想看看,若您是公司的負責人、管理者,原先以為趨於平緩的疫情卻失控爆發,回歸正軌的步調被打亂,公司的生計、員工的安全、合作的店家廠商等環環相扣,無一避免地受到疫情的衝擊,心中已經焦急難耐,卻又收到政府正式宣布全台進入三級警戒,面對從未發生過的問題,您會怎麼處理?

可能的做法是將員工分流上班、採用居家遠距工作,但這不單是工作模式轉換,對公司的整體管理也會受到影響,如:出缺勤打卡、資安系統、員工的工作設備等。再者,業務拜訪、合作的廠商也因無法群聚被迫改為線上會議與洽談,面對突來的轉變,該怎麼快速做出應對措施?

倘若現正面臨的問題在過去很少發生或從來無發生過,且希望快速解決問題,如某公司有人確診或上述的案例,彭建文老師建議我們,這時可以使用動態系統性問題分析與決策八步驟(簡稱動態PJ法) 註1

這其中的關鍵不單是對當下的問題立即做出決策,更要預先將未來可能會發生的狀況都事先安排好,才能在環境變化快速的時代,以最快的速度找出決策的最佳方案。以下會透過一個案例來簡單說明動態性問題的解決方式。


學習「動態系統性問題分析與決策八步驟」,找出最佳解決對策

「想像一下,如果從二級升到三級,公司管理者除了讓員工分流上班,還可以想到什麼解決方案?」

針對疫情警戒「二級變成三級」這個問題,大多採用員工分流上班的對策,這個對策的重點是「立即、越快越好」,雖然不一定能確實對症下藥,但有做有安心,後續的步驟中可以再依據情況變化進行改善校正,而決定「分流上班」,在八步驟中便是所謂的「立即處置對策」。

但分流上班僅是解決問題的第一步,下一步更需要同步進行組建團隊、描述與分析問題及布達「暫時(防堵)對策」,也就是說,團隊應於24小時內盡快分析問題、研討出暫時(防堵)對策,此時的防堵對策強調杜絕問題的強度,將問題的影響範圍縮至最小,如:要求全體同仁遠距工作、每天量體溫、紀錄足跡等。最後再以量化的數據資料,尋找問題發生的原因,發散性的思考可能對策,並從中能治本的永久對策。

最後,若是順利地將八步驟實行完畢,這時,決策者需將眼界放得更遠!預先設想好可能的問題、應對措施如何才能更完善,以沙盤推演下一步,這才是動態時代的生存之道!


註解1:動態性PJ法,P是Problem,J是Judgement,為國際首創的『高效工作者的問題分析與決策』方法論,是兩岸企業指名度最高的相關課程。
了解課程詳情:遠距工作管理(點擊瀏覽) / 課程已結束,新課即將於2021/7/9 開班,請點此至報名頁面
了解彭建文老師線上課程:問題分析與解決PJ法
若想企業包班,歡迎聯繫我們或來電洽詢 (02)2596-1336 

 


關於講師

兩岸企業培訓顧問 彭建文

曾任台積電營運效率部門主管、內部講師,持續改善活動的內部顧問現為品碩創新管理顧問公司執行長,帶領一群台積電出身及志同道合顧問講師群輔導協助企業,問題分析與解決關鍵人才培育、創新改善文化養成與組織變革,也是國際PJ(Problem&Judgement)法創辦人。主要授課與輔導的項目有「問題分析與解決/決策」、「創新思維突破」、「BPR流程改善與創新」、「專案敏捷管理」、「組織變革」、「持續改善」等。